會計師事務所質量控制制度 六 工作底稿的管理和使用制度

會計師事務所質量控制制度

六  工作底稿的管理和使用制度

第一條  為加強工作底稿管理工作，使之制度化、規范化，保證工作底稿質量,根據有關規定并結合事務所的實際情況,特制定本辦法。

第二條  《根據中國注冊會計師審計準則第1131號——審計工作底稿》規定，事務所工作底稿實行集中統一管理，由辦公室負責收集保管。詳細的審計工作底稿標準，請參見本所另行單獨制定的《審計工作底稿標準》。

第三條  工作底稿是事務所在實施各類業務活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表等歷史記錄，具有完整性、成套性，在各項工作中能充分發揮信息作用和憑證作用。根據其特點，工作底稿實行誰做業務誰立卷的原則,建立立卷工作責任制。

第四條  事務所在實施項目業務工作時，項目組負責人應指定專人負責督促項目實施過程中全部文件、資料的收集和工作底稿的立卷歸檔工作；項目組其他成員應積極配合立卷人員整理、鑒別、取舍有關資料，并按立卷要求整理工作底稿，做到及時歸檔。項目負責人要對該項目歸檔的文件材料進行認真檢查，發現問題，及時彌補，保證工作底稿質量。對于司法鑒定文書要按照統一的格式制作，制定專門的司法鑒定業務編號、印制。

第五條  工作底稿要做到歸檔文件材料齊全、完整和精煉。根據具體情況，各項目組可根據業務特點整理項目工作底稿，但要符合基本要求：

（一）每個業務項目所形成的文件材料，均應收集齊全；

（二）每一卷工作底稿內重要文件的修改稿，均應收集齊全；

（三）在整理工作底稿過程中,對每份證明材料應以項目的需要為標準進行核實,簽字手續要完備，用印要符合要求，真正具有法律效力；

（四）每份工作底稿或每組文件材料的排列必須遵循定稿在前，修改稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；匯總文件資料在前,原始資料文件在后的規則；

（五）工作底稿應按項目立卷,一個項目可視材料多少立一個或幾個卷,不得將幾個項目的文件、材料合并立卷?？缒甓鹊臉I務項目,放在項目終結年度立卷；

（六）業務文件材料的形成應規范，永久性材料應采用碳素或藍黑墨水等耐久的材料書寫，電腦打印的文件材料，應當采用激光打印機打印，傳真件要復印后歸檔。

第六條  工作底稿編目。

每卷工作底稿均須填寫工作底稿卷封面,卷內文件目錄和立案說明，具體要求規范準確。

（一）卷內文件目錄?！熬韮任募夸洝敝糜诿烤砉ぷ鞯赘宓氖醉?。為體現業務質量，各項目組可根據自身業務特點，編制不同的卷內文件目錄，內容全面、清晰。整理工作底稿時，“卷內文件目錄”中的各項內容均要填寫清楚，便于查找。

（二）卷內文件材料的排列。卷內文件材料的排列按編制好的“卷內文件目錄”內容順序排放，逐件用“√”表示選擇，逐件填寫頁號, 重要材料不得缺少，不得私自調整位置。對于業務程序中沒有產生內容，可不選擇，但不得隨意刪除。工作底稿中如出現沒有對應的目錄名稱，可以填寫在預留的空格中，但要注明工作底稿名稱。

（三）工作底稿的編頁。一個項目無論整理幾卷工作底稿，每卷都從“1”開始編頁碼，為便于使用，原則上每卷不得超過200頁。

（四）工作底稿封面的填寫

1、客戶名稱:填寫委托單位名稱或客戶名稱。

2、業務類型: 按實際業務內容填寫。

3、項目負責人:填寫該項目負責人姓名。

4、簽字注冊師:填寫該項目簽字注冊師姓名。

5、本項目共  卷  本卷為第  卷：填寫總卷數和本卷的順序號。

6、本項目完成時間:填寫報告出具時間。

7、保管期限: 按歸檔的材料內容劃定保管期限，分永久和當期。

8、本卷共  頁,從  頁至頁：按每卷實際頁數填寫。

9、歸檔號:由辦公室編寫。

（五）立案說明的填寫。

“立案說明”置于卷內末頁，填寫下列內容，以示對歸檔的工作底稿卷質量負責：

１、“本卷情況說明”，填寫卷內文件材料的補充、修改、缺損、移出、銷毀等情況，填寫人簽名并標注日期。

2、“立卷人”，由立卷者簽名。立卷日期，填寫完成立卷的日期。

3、復核人，由項目負責人簽名。復核日期，填寫完成復核的日期。

第七條　工作底稿的裝訂

（一）工作底稿裝訂前應拆除文件上的金屬物，對已破損、褪色或字跡材料不符合要求的文件材料，應予修補或復制，復制件與原件一并組卷；對小于A4紙的文件材料要裱糊在A4紙上；文件材料是外文的，應附有中文譯本。

（二）工作底稿的裝訂必須采用三孔一線的方法裝訂，橫向閱讀的文件表格，頁頭朝左裝訂，裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。

第八條　工作底稿歸檔

（一）歸檔時間：工作底稿應在該項目出具報告后三個月內將文件材料整理立卷，移交工作底稿室歸檔。最遲應在本年度末歸檔?？缒甓鹊臉I務項目，應在出具報告年度立卷歸檔，要求同上。

（二）工作底稿驗收：

1、移交工作底稿時工作底稿管理人員對各所、公司送交的每份工作底稿逐一進行檢查，發現有不合格或有缺少的，退回立卷人補充修改。正式移交時填寫“工作底稿移交登記”，以備查考。

2、各業務部門在業務項目工作中形成的電子版應妥善保存（加電子版保存內容），特別要注意標注修改時間，最后將電子版定稿隨工作底稿一同移交工作底稿室。

第九條　工作底稿管理

為便于查找利用，工作底稿按部門分類，同類工作底稿采用大流水編號，然后裝盒入柜存放。每年末,對工作底稿進行一次清查核實,以保證工作底稿安全完整。

第十條　工作底稿借閱

（一）借閱工作底稿僅限定在本所內部,本所以外的單位不得查閱,但有特殊情況需要查閱工作底稿的,應持介紹信經本所主管領導批準方可借閱。

（二）電子工作底稿的使用：項目工作組如果需要以前年度的電子工作底稿，由項目負責人（或項目負責人委托人）到工作底稿室拷貝，使用完畢，要求及時刪除。